Оцінка цінності документів

При впорядкуванні документів підприємств найбільш складним є ком­плекс робіт за визначенням історичної цінності документів, що підлягають прийому в архів. Склад документів архівного фонду підприємства визначається в результаті експертизи їх цінності і класифікації фондової приналежності. Саме в процесі експертизи цінності документів відбувається формування архівного фонду підприємства. Експертною оцінкою цінності документів у Львові, цією послугою користуються багато компаній, головне знайти справжніх та кваліфікованих експертів.

Завданнями експертизи цінності документів

• визначення складу документів підприємства, які містять цінну інформацію і підлягають відбору та передачі в архівні підприємства, а потім у державні архіви на постійне зберігання;
• визначення тимчасових термінів зберігання документів, що мають практичне або довідкове значення упродовж певного періоду;
• виділення для знищення протермінованих документів підприємства.

Експертиза цінності документів підприємства грунтується на традиційних критеріях (науково-обгрунтованих ознаках, на підставі яких визначається ступінь цінності документів), сформованих в процесі архівної практики. Головним принципом при відборі документів є всебічне і повне віддзеркалення діяльності фондоутворювача. При проведенні експертизи цінності документів і відборі їх на постійне зберігання необхідно керуватися критеріями походження, змісту, зовнішніх особливостей документу.

При проведенні експертизи необхідно звернути особливу увагу на документи, що відносяться до початкового етапу утворення підприємства, коли закладалися основи його діяльності, і документування було мінімальним. Також уважного відбору вимагають документи періоду реорганізації (зі зміною функцій), ліквідації підприємства, оскільки в ці періоди досить часто проис­ходить часткова втрата документів. Слід уважно підходити до відбору документів тери­торіальних органів, якщо вони включаються до єдиного фонду, які до­зволяют всебічно відобразити діяльність підприємства.

Критерії оцінки цінності документів

До критеріїв змісту документу відноситься значущість інформації документу, його унікальність, типовість документу. Найбільшу цінність серед документів що утворюються в діяльності органиізації мають документи, що відображають основну діяльність підприємства в цілому та її структурних підрозділів Одним з критеріїв діяльності є функціонально-цільове значення підприємства, в результаті діяльності якого створені документи, його статус. Цінність документів визначається з врахуванням, як особливої ролі підприємства, так і його типового характеру в системі органів влади і управління.

Інша група документів має допоміжний характер, велику частину якої складають первинні бух­галтерскі документи, документи з питань постачання підприємства, побутових і адміністративно-господарських питань. При проведенні експертизи необхідно також враховувати значущість події, відображених в документах підприємства.

На постійне зберігання відбираються документи, в яких інформація відображена в найбільш узагальненому вигляді, наприклад: доповіді, звіти, довідки ос­новані на первинних документах. Конкретний вид документу припускає певний рівень інформації, що міститься в них, так найбільший інтерес представляють розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження та ін.), протоколи коле­гіальних органів, перспективні плани і програми, звіти та аналітичні довідки. З метою всебічного і повного віддзеркалення діяльності підприємства при формуванні його архівного фонду потрібне комплексне застосування критеріїв експертизи цінності документів.

Описи документів та акти на знищення

За результатами експертизи цінності документів працівники ФОП складають опис документів у Львові постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акту робиться після підготовки опису справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню розглядаються на засіданнях експертної комісії підприємства одночасно з описами справ.

Після затвердження акту про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу підприємства здають вказані документи в господарську службу Підприємства або спеціалізованим підприємствам по заготівлі вторинної сировини для їх фізичного знищення.

Оформлення справ постійного і тривалого термінів зберігання

• оформлення картонної обкладинки справи;
• складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;
• підшивка в обкладинку з твердого картону, нумерація листів у справі;
• складання підсумкового напису.

Після закінчення діловодного року в написі на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. Описи справ ведуть впродовж декількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають у річний розділ опису. Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складається в 4-х екземплярах та підлягає затвердженню в органах державних архівів.

Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають в двох екземплярах і оформляються так само, як і описи на справи постійного зберігання. Опису справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання спільно з реєстраційними журналами контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ підприємства через повних два роки після завершення їх обліку в діловодстві (наприклад, справи за 2024 рік передаються в архівний підрозділ в 2027 році). Справи тимчасового терміну зберігання передають в архівний підрозділ підприємства за наказом керівника.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів, а також умисне знищення, ушкодження або приховування офіційних або приватних документів є незаконними і тягне за собою відповідальність згідно з чинним адміністративним та кримінальним законодавством України.